Поиск человека с нужным набором навыков для ВЭД - сложная задача. Международная сделка требует одновременно технических компетенций, опыта в переговорах, устойчивости к неопределенности и способности принимать решения там, где готового алгоритма нет.

Как правильно трактовать и использовать классическую модель компетенций (Self, Soft и Hard skills) для оценки кандидатов в ВЭД, чтобы найти «того самого» человека? Разбираемся в этой статье.

Пирамида компетенций: специфика в ВЭД
Модель компетенций hard, soft и self skills знакомы каждому, кто сталкивался с HR и корпоративным обучением. Но проблема в том, что компании часто трактуют эти понятия слишком поверхностно.

Такое деление удобно, но эти три блока нельзя воспринимать по отдельности. Фактически, это единая пирамида качеств специалиста, состоящая из 3 частей.

Базовый ярус - self skills
Срединная часть - soft skills
Вершина - hard skills

Представить модель компетенций в виде пирамиды логично, потому что очевидно: технические компетенции сотрудника опираются на уровень освоения предыдущих ступеней – его self и soft skills.

При этом ни одна из этих частей пирамиды не может отсутствовать полностью. Все они есть у каждого человека, но у self skills могут быть свои особенности, а soft и hard skills – это не «база», а надстройка над ней.

Это легко проиллюстрировать с помощью примера.
Допустим, специалист получает от поставщика описание оборудования, по которому нужно определить риски поставки в Россию.

Сильный технический специалист, не умеющий объяснить свою позицию, может быть прав, но не сможет защитить решение.

Коммуникабельный менеджер без профессиональной глубины способен провести убедительную встречу, но пропустить критический риск.

Умный и опытный сотрудник без саморегуляции может принимать эмоциональные решения, скрывать ошибки, срываться в конфликте или выгорать в период высокой нагрузки.

Поэтому компетентность в ВЭД нужно понимать не как перечень знаний, а как общую способность человека стабильно давать требуемый результат в волатильной среде международной торговли.

Но как выявить эту способность? Для того чтобы выстроить систему верных оценок компетентности сотрудника или кандидата в ВЭД, нужно подробно разобраться в методологии.

Начнем с базового уровня пирамиды.

Self skills - это внутриличностные качества, которые позволяют человеку управлять своим состоянием и работой: вниманием, мышлением, мотивацией, эмоциями, энергией, временем, реакцией на неопределенность и способностью учиться.

Внешнеэкономическая деятельность - это зона повышенной неопределенности: разные часовые пояса, менталитеты, юридические системы и валютные колебания. В таких условиях главный актив - не просто опытные сотрудники, а умение правильно задействовать их «встроенные алгоритмы мышления».

У каждого из нас свой способ обработки информации: один цепляется за детали, другой видит картину целиком, третий реагирует мгновенно, четвертый сначала все просчитывает. И пока вы не учитываете эти различия, вы будете терять деньги на бесконечных правках, разночтениях в контрактах и сорванных сроках поставок.

В ВЭД-команде каждый тип мышления закрывает свой фронт работ. Одни сотрудники от природы чувствуют атмосферу переговоров и настроение зарубежного партнера - они незаменимы при выстраивании долгосрочных отношений с клиентами из Азии, Европы или Ближнего Востока.

Другие замечают малейшие нестыковки: курсовую разницу, опечатку в инвойсе, несоответствие кодов ТН ВЭД, отсутствие обязательной оговорки в контракте - это ваши «фильтры», которые не допускают финансовых потерь на таможне и в банках.

Третьи не зацикливаются на операционке, но видят тренды глобальных рынков, изменения в законодательстве и новые экспортные ниши - они задают стратегический вектор.

Четвертые работают быстро и решительно - без них невозможно оперативно реагировать на форс-мажоры: срыв рейса, блокировку транзакции или резкий скачок курса.

А пятые, наоборот, склонны к глубокому анализу - они просчитывают санкционные риски, экономику сделки и альтернативные маршруты до того, как вы подпишете контракт.

Главная ошибка - ставить сотрудника на задачу, которая не соответствует его природной «настройке». Если вы поручаете «стратегу» проверку таможенных деклараций, а «деталиста» отправляете на стратегическую сессию по выходу на новый рынок, то гарантированно получите штрафы, переплату, упущенную выгоду и нервы. Причём это не слабость сотрудника, это ошибка в распределении ролей.

Soft skills - социальные, коммуникативные и поведенческие навыки, которые определяют, как человек взаимодействует с людьми, выстраивает рабочие отношения, влияет на решения, ведёт переговоры, действует в конфликте и координирует совместную работу.

Проще говоря, Soft skills – это фундаментальные деловые качества человека, его бизнес-потенциал.  В связи с этим русский перевод («мягкие навыки») может вводить в заблуждение. Скорее, это навыки изменения и адаптации окружающих условий под рабочие цели и задачи специалиста.

И, что особенно важно, именно эти навыки часто определяют, будет ли перспективная идея или технически верно принятое решение реализовано.

Soft skills для специалиста ВЭД имеет определяющее значение. В международной торговле редко работают в одиночку. Даже простая поставка требует согласованных действий поставщика, покупателя, перевозчика, экспедитора, брокера, банка, страховой компании, лаборатории, органа по сертификации, склада, внутреннего заказчика и финансовой службы. У каждого из них – своя логика, интересы, сроки, ограничения и язык коммуникации.

Поставщик может говорить о сроках производства, логист - о доступности транспорта и маршруте, банк - о документах и рисках операции. Юрист, техслужба, финансовый директор, собственник – все они говорят на разных языках. И задача сильного специалиста по ВЭД - не просто передавать информацию от одного к другому, а делать так, чтобы эта информация объединялась в единое, согласованное и правильно оформленное действие.

Soft skills, нужные в ВЭД

В первую очередь это коммуникативность - способность понимать разных участников сделки; доносить свою позицию так, чтобы её услышали: задавать точные вопросы, вести переговоры, разрешать конфликты интересов и координировать работу между отделами.

Исследования оценки социально-эмоциональных навыков показывают: к их ключевым областям относятся ответственность, настойчивость, самоконтроль, эмоциональная регуляция, сотрудничество, открытость, эмпатия, доверие, инициативность, коммуникация и принятие решений.

Но для ВЭД важно не превращать эти слова в абстрактные требования в вакансии.

Фраза «нужен коммуникабельный специалист» - слишком общая. Чаще всего под ней понимают способность быстро устанавливать контакт. Но в международной сделке «коммуникабельность» имеет другую коннотацию – это умение фиксировать в разговоре условия, задавать неудобные вопросы, удерживать границы полномочий, сообщать о рисках и тактично вести сложные разговоры, не разрывая отношений даже в конфликтах.

Soft skills нельзя надежно оценить по одному тесту, харизме кандидата или рассказу о себе. Человек может уверенно говорить о лидерстве, ответственности и командной работе, но вести себя совершенно иначе в условиях давления, конфликта интересов или нехватки информации.

Доверять самооценке кандидата тоже нельзя: человеку свойственно видеть себя через желаемый образ, а не через свое фактическое поведение. Поэтому качественная оценка soft skills должна сочетать несколько источников: наблюдение, кейсы, обратную связь, результаты работы и анализ поведения в реальных ситуациях.

Для ВЭД особенно полезны следующие форматы оценки soft skills.

1.Поведенческое интервью

Мы просим кандидата не рассуждать в общем, а описать конкретную ситуацию, поведение в ней и результат, полученный в итоге.

Неэффективный вопрос: «Вы стрессоустойчивы?»
Рабочий вопрос: «Расскажите о ситуации, когда поставщик или перевозчик сорвал согласованный срок. Что вы сделали в первые 24 часа? Кого подключили? Что сообщили внутреннему заказчику? Какие варианты предложили? Чем закончилась ситуация?»

Неэффективный вопрос: «Вы умеете договариваться?»
Рабочий вопрос: «Вспомните переговоры, в которых поставщик отказался от важного для вашей компании условия. Какая была исходная позиция? Какие альтернативы у вас были? На чем удалось договориться? Что вы сделали бы иначе сейчас?»

2.Ролевые переговоры

Кандидату или сотруднику предлагают провести короткие переговоры в искусственно созданной ситуации.
Например, поставщик готов отгрузить товар, но отказывается раскрыть часть технических характеристик.

Как будет выстроена коммуникация?

В такой ситуации оценивается не «приятность общения», а способность удерживать деловой тон; не обещать невозможного; задавать точные вопросы; разделять факты, риски и предположения; предлагать варианты; фиксировать договоренности; защищать интересы компании без необоснованной конфронтации.

3.Оценка «360 градусов»

Для действующих руководителей и ключевых специалистов полезна обратная связь от коллег, подчиненных, внутренних заказчиков и руководителей. Но на «360 градусов» нельзя полагаться целиком – к оценке может «подмешаться» личное отношение. А оно всегда субъективно: в ВЭД сильный эксперт иногда вынужден говорить неприятные вещи: запрещать рискованную сделку, требовать доработки документов, сдвигать нереалистичный срок, отказываться от сомнительного контрагента.

Поэтому вопросы должны измерять только наблюдаемое поведение: сообщает ли сотрудник о риске заранее; объясняет ли последствия решения понятным языком; выполняет ли договорённости; способен ли объединить участников сделки; фиксирует ли ключевые решения; помогает ли другим понимать логику процесса; принимает ли обратную связь.

Переходим к вершине нашей пирамиды- hard skills.

Hard skills - это профессиональные, предметные и технические компетенции, которые позволяют человеку выполнять конкретную работу в соответствии с установленными требованиями, правилами, методиками или стандартами.

Они приобретаются через образование, практику, сертификацию, работу с реальными задачами, наставничество и самостоятельное изучение отраслевой информации.

Hard skills в ВЭД конкретны и их можно проверить: оценить, умеет ли сотрудник построить калькуляцию, прочитать контракт, провести анализ инвойса, определить перечень документов, сопоставить характеристики товара, рассчитать стоимость поставки или выявить расхождения между спецификацией и упаковочным листом.

Но в ВЭД мало знать отдельные инструменты. Специалист должен понимать их взаимосвязь. Например, знание Incoterms само по себе не означает, что человек способен выбрать корректный базис поставки. 

Он должен видеть экономическую модель сделки, распределение расходов и рисков, применимость конкретного вида транспорта, страхование, экспортное оформление, контроль над перевозкой, интересы сторон и фактическую переговорную силу компании.

Точно так же знание кода ТН ВЭД не означает способность правильно классифицировать товар. Классификация зависит от конструкции, функции, материала, технических параметров, комплектности, состояния товара, способа поставки и множества иных фактических обстоятельств.

Ошибка в одном параметре может изменить ставку пошлины, перечень разрешительных документов, требования маркировки, таможенную стоимость и риски последующего контроля.

Для разных ролей в ВЭД набор Hard Skills будет отличаться. Руководителю международных закупок, менеджеру по экспорту, логисту, декларанту, специалисту по сертификации, финансовому менеджеру или юристу не нужно одинаково глубоко владеть всеми темами. Но для устойчивой ВЭД-функции компании критичны следующие группы hard skills.

Одновременно среди быстрорастущих навыков названы работа с искусственным интеллектом и большими данными, технологическая грамотность, креативное мышление, а также устойчивость, гибкость и адаптивность.

Для ВЭД это особенно актуально. В условиях усложненных расчётов, нестабильных маршрутов, меняющихся требований банков и растущей роли санкционного комплаенса техническая экспертиза должна быть не изолированной функцией, а частью целостного представления о сделке.

Как оценивать hard skills ?

Ошибка многих компаний - проверять технические компетенции через общие вопросы на собеседовании. Например:

«Знаете Incoterms?»
«Работали с Китаем?»
«Есть опыт импорта оборудования?»
«Умеете классифицировать товар?»
«Разбираетесь в санкциях?»

На такие вопросы почти всегда можно дать социально желаемый ответ. Более того, даже честное «да» не дает понимания глубины компетенции. Hard skills в ВЭД нужно проверять через рабочие задачи и реальные сценарии.

Особенно важна проверка на способность задавать правильные вопросы. Хороший специалист по ВЭД не делает вид, что знает всё по неполному описанию товара или неполной информации о сделке. Он умеет сказать: «Для вывода недостаточно данных. Нужно уточнить материал, функцию, мощность, комплектность, способ упаковки, страну происхождения, условия оплаты, предполагаемый маршрут и конечное использование». Это признак профессиональной зрелости.

Компетенции ВЭД нельзя оценивать по отдельности

Наиболее распространённая ошибка - нанять «сильного специалиста по таможне», «сильного переговорщика» или «сильного аналитика», а затем ожидать, что он будет одинаково хорошо вести всю международную сделку.

ВЭД состоит из разных ролей, а у каждого специалиста может быть собственная глубина компетентности. Но бизнесу необходимо понимать, какие компетенции нужны на уровне всей команды и где проходит граница персональной ответственности.

Например, специалист по логистике может быть великолепен в построении маршрутов, работе с перевозчиками и контроле отгрузок. Но если он не понимает специфику товара, санкционные ограничения, требования банка и контрактную архитектуру, его рекомендации могут быть технически корректны, но стратегически рискованны.

Аналогично, руководитель ВЭД может обладать сильными self и soft skills, но без достаточной профессиональной глубины будет зависеть от мнения каждого внешнего консультанта и не сможет проверить качество решений команды.

Что важно понимать собственнику и руководителю

Для собственника бизнеса навыки сотрудников ВЭД - не HR-вопрос в узком смысле. Это вопрос устойчивости цепочек поставок, стоимости капитала, скорости запуска проектов, соблюдения обязательств перед клиентами и способности работать в меняющейся международной среде.
-Компании, которые оценивают людей только по стажу, дипломам и знанию терминов, получают формальную экспертизу без гарантии результата.
-Нанимая только «коммуникабельных» менеджеров, бизнес рискует получить сильную «витрину» без профессиональной глубины.
-Компании, которые романтизируют стрессоустойчивость, могут поощрять выгорание, сокрытие проблем и культуру постоянного аврала.

Устойчивый отдел ВЭД строится иначе. Он требует сотрудников, которые:
-знают предмет сделки и понимают физическую природу товара;
-умеют читать не только документы, но и риски за документами;
-способны вести переговоры и удерживать деловые границы;
-не скрывают неопределенность и своевременно эскалируют проблему;
-могут использовать цифровые инструменты, но не перекладывают на них ответственность;
-изучают смежные зоны ответственности, а не только закрывать текущие задачи;
-переводят личный опыт в методики, кейсы и процессы для команды.

Именно с учетом всей пирамиды мы получаем специалиста, которому можно доверить не отдельный участок ВЭД-операции, а всю международную сделку как бизнес-результат. Но только правильная трактовка hard, soft и self skills и использование подходящих инструментов их оценки превращают HR-функцию подбора и диагностики персонала в стратегический рычаг управления ВЭД.

Когда вы оцениваете компетенции кандидата не по отдельности, а в совокупности по «пирамиде», то получаете не просто исполнителя, а партнера, способного взять на себя ответственность за сделку от контракта до разгрузки. Найти такого человека непросто, но поверьте - оно того стоит.

Помимо построенных бизнес-процессов успех любой компании определяется качеством людей, которые их реализуют и поддерживают. Именно человеческий фактор нередко определяет траекторию развития бизнеса, становясь либо главным препятствием для роста, либо его ключевым ускорителем.

Статья подготовлена совместно с Михаилом Покровским, управляющим партнёром кадровой консалтинговой компании LEM.